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Zur Initialisierung einer digitalen Plattformlösung suchte eine mittelständische Reiseagentur Unterstützung beim Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Stuttgart. Damit eine digitale Lösung implementiert werden kann, muss im Unternehmen zunächst der konkrete Anwendungsfall skizziert werden. Elementar ist dabei die Prozesse zu identifizieren, die von der digitalen Lösung in Zukunft abgedeckt werden sollen. Die Reiseagentur möchte ihren Kunden zukünftig das Reisemanagement durch einen cloudbasierten Service erleichtern. Zunächst hat die Agentur alle damit verbundenen Prozesse identifiziert. Diese wurden im Anschluss klassifiziert. Es wurden die primären Geschäftsprozesse, die die Plattformlösung von Beginn an abdecken muss, festgelegt. Dazu kamen Kommunikationsprozesse, die Informationen aus der Plattform an die Mitarbeitenden der Agentur weitergeben sowie Funktionen, die die Plattform den Kunden bieten soll. Darüber hinaus gibt es eine Reihe an Prozessen, die für den weiteren Ausbau der Plattform in der nächsten Stufe berücksichtigt werden sollen.
Zur Vorbereitung auf eine Cloudanwendung müssen die identifizierten Prozesse modelliert und beschrieben werden. Bei der Prozessmodellierung sind folgende Schritte durchzuführen:
- Priorisierung der Prozesse: Welche Kernprozesse sind wesentlicher Bestandteil und müssen in der Anwendung dargestellt werden?
- Festlegen der Rollen im Prozess: Welche Rollen gibt es im Prozess? Eine zentrale Rolle ist bspw. Der Kunde.
- Abstrahieren des Prozesses: Der Prozess muss so dargestellt werden, dass er den Anwendungsfall beschreibt jedoch nicht zu viele Details und Ausnahmen enthält. Die Abstraktion ist der Wesentliche Bestandteil der Prozessmodellierung und benötigt viel Sorgfalt und Zeit. Diese Vorarbeit macht sich jedoch später in der Abstimmung mit Lösungsanbietern bezahlt, da mit einer solchen Beschreibung die Erwartungen an die Lösung sehr präzise beschrieben werden können. Als Grundregel gilt: Etwa 80 % der Fälle müssen über die IT-Lösung abgedeckt werden können. Sonderfälle und Ausnahmen, die selten auftreten müssen nicht zwingend integriert werden, da dadurch das System „aufgebläht“ und komplex wird. Dies spiegelt sich im späteren Schritt auch bei den Kosten für die Programmierung wieder.
- Festlegen der zu übermittelnden Dokumente: Welche Informationen und Dokumente werden im Rahmen der Prozesse übermittelt? Für die Dokumente müssen standardisierte Vorlagen erstellt werden. Zudem muss definiert werden, welche Informationen und Daten darin enthalten sein müssen, um den Prozess anzustoßen bzw. auszuführen. Zu Beginn bietet sich an die Dokumente möglichst einfach zu halten und nicht zu viele Informationen darin abzufragen bzw. aufzunehmen.
- Festlegen der Prozess-Trigger: Um die Prozesse anzustoßen sind Trigger bzw. Auslöser notwendig. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ein häufig verwendeter Prozess-Trigger ist der Ablauf einer gewissen Zeit. Bspw. Nach 24 Stunden wird automatisch eine Erinnerung verschickt. Aber auch die Vervollständigung von abgefragten Informationen kann ein solcher Auslöser sein. Bspw. Erst wenn alle Namen der Reisenden eingetragen sind, erfolgt der Versand der individuellen Reisedokumente.
- Festlegen der Reihenfolge: Wenn alle Prozesse und Prozess-Trigger definiert sind muss die zeitliche Abfolge festgelegt werden in der die Prozesse nacheinander ausgeführt werden.
Eine Dokumentation der Prozesse auf diese Art hilft den Unternehmen dabei passende IT-Dienstleister anzusprechen, die Erwartungen an die Lösung zu kommunizieren sowie zu überprüfen ob die Leistung des IT-Dienstleisters den Anforderungen entspricht.
