Veranstaltungsbericht: Robotergesteuerte Prozessautomatisierung im Finanzbereich

 

Durch den Einsatz von programmierbaren Softwarerobotern, sog. Bots, lassen sich täglich anfallende Routinetätigkeiten automatisch bearbeiten, wodurch die Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens dauerhaft entlastet werden können. Demzufolge lassen sich einige Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren sowie wertvolle Zeit gewinnen und Geld sparen.

Am 14.07.2021 wurde bei einer Veranstaltung vom VDMA Baden-Württemberg und dem Fachverband SuD „Software und Digitalisierung“ in Kooperation mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Stuttgart die Theorie und Praxis dieser Thematik vereint.

Gleich zu Beginn wurde via Mentimeter ein Live-Stimmungsbild zum genannten Schwerpunktthema aus dem Teilnehmerkreis generiert. Die Ergebnisse lieferten direkte Einblicke, auf welchem Niveau sich die verschiedenen Unternehmen bewegen. Bei der ersten Frage ging es um die automatische Rechnungsverarbeitung, bei der fast zwei Drittel aller Befragten angaben, dass dies unternehmensintern noch nicht vollautomatisiert abläuft. Die zweite Frage hingegen zielte darauf ab, zu erfahren, ob die Unternehmen mit den RPA-Bots (Softwareroboter) bisher vertraut sind bzw. im Unternehmen eingesetzt werden. Für knapp 80 Prozent der angemeldeten Personen ist diese Art von Prozessautomatisierung noch völliges Neuland. Um ein Gespür dafür zu bekommen, inwiefern die Teilnehmenden sich bisher mit dem Thema auseinandergesetzt haben, wurde eine dritte und letzte Frage gestellt, bei der es darum ging, Kriterien zu beschreiben, bei dem ein Einsatz von Softwarerobotern am sinnvollsten erscheint. Hier kann festgehalten werden, dass ein Prozess folgende Voraussetzungen erfüllen sollte, um maximale Optimierungseffekte erzielen zu können: der Prozess besteht aus vielen manuellen Tätigkeiten, wiederholt sich, besitzt ein festes Regelwerk, besteht aus strukturierten Eingaben, es gibt keine Ausnahmefälle und besitzt demnach hohe Qualitätsauswirkungen.

Den Teilnehmenden wurde im Anschluss vom hauseigenen VDMA-Experten, Jakob Albert, das notwendige Grundlagenwissen vermittelt, um die Thematik rundum RPA-Bots besser verstehen und bewerten zu können. Hierbei ging es im Wesentlichen darum, aufzuzeigen, was sich überhaupt hinter dem Begriff an sich verbirgt und wie die Entstehungsgeschichte dahinter aussieht. Unterschieden werden grundsätzlich zwei Arten von RPA: teilautomatisiert (attended – Anwender wird von Roboter unterstützt) und vollautomatisiert (unattended – Roboter arbeitet selbstständig). Die Anwendungsbereiche hingegen sind sehr vielfältig, da es sich um repetitive Aufgaben handeln soll, bei der eine Schnittstelle zwischen Mensch und Computer gewährleistet sein muss. Beispielsweise geht es hierbei um das Kopieren und Einfügen von Daten in Formulare oder Dokumente, das Zugreifen auf aktuelle Daten auf Webseiten, das Auslesen von Informationen aus Dokumenten sowie das Durchführen von Berechnungen.

Um mehr Einblicke in das Potenzial von RPA im Finanzbereich zu bekommen, wurde die angesprochene Thematik mit dem Aufzeigen von Praxisbeispielen in Form von animierten Kurzvideos näher betrachtet und anschaulich aufbereitet. Malte Horstmann, Geschäftsführer OMM Solutions GmbH, zeigte demzufolge live wie das Einbuchen von Belegpositionen mithilfe eines Bots ausgelesen und vorbereitet werden kann und wie Rechnungen in einem ERP-System eingelesen werden können. Interessant war auch zu sehen, wie eine selbstständige Datenprüfung via Excel und ERP-System ablaufen kann.

Somit bietet die Technologie rundum RPA etliche Vorteile, wie das Entlasten der Mitarbeitenden, die Steigerung der Prozess- und Datenqualität, die Steigerung der Arbeitsgeschwindigkeit, die Erhöhung der Transparenz und die daraus resultierende Kostenersparnis. Des Weiteren sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich, da die Bedienung bzw. das Anlernen des Roboters sehr einfach zu handhaben ist.

Als Kritikpunkte haben sich beispielsweise folgende Punkte herauskristallisiert: komplexe Prozesse sind nur sehr schwer automatisierbar, es erfolgt keine inhaltliche Bewertung oder Interpretation der Daten, die Flexibilität ist bei nicht eindeutigen Daten nicht gewährleistet und die geringe Interpretationsfähigkeit bei Änderungen in der zu bedienenden Software stellt auch ein Problem dar.

Zusammenfassend lässt sich demzufolge sagen, dass die Anwendung von Robotic Process Automation im Finanzbereich einige Vorteile mit sich bringen kann. Hier geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, die sich lohnen können, sondern auch und vor allem um die Qualitätsverbesserung, da Fehler reduziert werden. Dennoch steckt, neben dem Finanzbereich, in jeder Abteilung ein gewisses Automatisierungspotenzial. Die virtuellen Mitarbeitenden verhelfen der menschlichen Belegschaft somit wieder zu mehr Kreativität und Innovationsfreude. Mit Blick in die Zukunft bleibt festzuhalten, dass durch die sogenannten Software-Bots eine Menge an Neuerungen einhergehen werden, die größtenteils zu positiven Aspekten führen, weshalb die Automatisierung im F&C-Bereich mittelfristig nicht mehr wegzudenken ist.

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